CARE
Etichettatura e catalogazione
Come etichettare e catalogare una collezione di minerali: il sistema dei numeri di catalogo, quali dati registrare per ciascun campione minerale e le registrazioni digitali che ne tutelano la provenienza.
Il numero di catalogo
A ogni esemplare viene assegnato un numero. Il numero è riportato in tre luoghi: un piccolo punto a inchiostro su una superficie non visibile dell’esemplare stesso, un’etichetta cartacea stampata all’interno della scatola di conservazione e il catalogo principale (un foglio di calcolo, un database FileMaker o un software dedicato ai collezionisti). Il numero costituisce il collegamento: senza di esso, con il passare del tempo i campioni e le etichette si separano e le informazioni vanno perse definitivamente.
Campi obbligatori per ciascun campione
Nome del minerale (preferibilmente approvato dall’IMA). Località indicata con la massima precisione possibile — nome della miniera, livello, tasca se nota, quindi città, provincia/stato, paese. Dimensioni in mm. Data di acquisizione. Fonte (nome del rivenditore e città). Prezzo di acquisto. Numero di catalogo. Note: eventuali trattamenti, riparazioni, storia precedente della collezione. Foto, se possibile. I dati minimi possono essere riportati su una scheda 3×5; i dati mancanti non potranno essere recuperati in seguito.
Sopravvivere a voi
Il catalogo digitale deve essere sottoposto a backup in almeno due sedi, compreso un servizio cloud esterno. L’elenco generale deve essere stampato annualmente e conservato separatamente dalla collezione. Note sul piano di gestione della collezione in caso di assenza imprevista: quale museo è disposto ad accogliere questa collezione? Quale commerciante è affidabile? Quale membro della famiglia sa cosa si intende per «esemplari da gabinetto»? Gli esemplari privi di istruzioni vengono scartati da persone che non sanno cosa stanno osservando.
Come applicare un numero senza danneggiare il campione
L’obiettivo è ottenere un numero che sia permanente per il campione ma invisibile a occhio nudo. Il metodo standard utilizzato nei musei consiste nell’applicare una piccola quantità di liquido correttore bianco o di vernice acrilica su una superficie posteriore poco visibile, lasciarla asciugare, scrivere il numero con inchiostro da archivio o con un pennarello permanente a punta fine, quindi sigillarlo con una goccia di vernice trasparente. Si raccomanda di evitare di apporre il numero sulle facce espositive e su superfici porose o solubili, dove potrebbe macchiare. Per i campioni minuscoli o fragili che non possono sopportare l’applicazione di un numero, numerare la scatola e ricorrere invece a un’etichetta conservata con cura. Non incidere mai un numero direttamente sul minerale e non utilizzare mai un’etichetta adesiva come unica registrazione, poiché gli adesivi si deteriorano e si staccano nel corso degli anni.
Scriva in modo leggibile e coerente: un numero che non sarà più leggibile tra vent’anni equivale a non avere alcun numero.
La scelta di uno schema di numerazione e di un software
Scegliete fin dall’inizio uno schema di numerazione e non riutilizzate mai un numero, nemmeno dopo che un esemplare è stato rimosso dalla collezione. Una semplice sequenza progressiva (1, 2, 3 …) è la soluzione più affidabile; gli schemi basati sulla data o codificati per categoria sembrano ordinati, ma non funzionano più quando un esemplare viene riclassificato. Per il catalogo generale, un semplice foglio di calcolo (con colonne corrispondenti ai campi richiesti) è sufficiente per la maggior parte dei collezionisti e consente un’esportazione pulita verso qualsiasi strumento futuro, mentre le app dedicate alla gestione delle collezioni aggiungono gallerie fotografiche, la stampa di etichette e la funzione di ricerca. Qualunque sia la vostra scelta, registrate la località come campi strutturati — miniera, città, provincia, paese — in modo da poterli ordinare e filtrare in seguito. Il sistema migliore è quello che manterrete effettivamente aggiornato dopo ogni acquisto.
Per una collezione di materiale cinese, registrare la località sia in inglese che in cinese (ad esempio Yaogangxian / 瑶岗仙) rende molto più semplici la verifica futura e la rivendita.
Conservazione delle vecchie etichette e definizione della provenienza
Quando un esemplare arriva con l’etichetta del precedente proprietario, tale cartellino fa parte della storia dell’oggetto e spesso ne costituisce parte del valore: conservatelo insieme all’esemplare anziché gettarlo via. Conservate le etichette fragili o storiche in una piccola busta d’archivio all’interno della scatola e registratene il contenuto nel vostro catalogo nel caso in cui la carta dovesse andare perduta. Ogni volta che un pezzo cambia proprietario, la catena di etichette documenta i luoghi in cui è stato conservato, a garanzia sia dell’autenticità che del valore di rivendita. Fotografate il campione insieme alle sue etichette in modo che il collegamento rimanga documentato anche qualora dovessero separarsi in seguito. Una provenienza ben documentata è uno dei pochi elementi in grado di aumentare in modo affidabile il valore di un campione nel tempo, e mantenerla non richiede altro che disciplina.
Domande frequenti
Come si deve scrivere il numero di catalogo su un campione?
Applicate una piccola quantità di vernice acrilica o di liquido correttore su una superficie posteriore poco visibile, scriveteci sopra il numero con inchiostro di qualità archivistica e fissatelo con vernice trasparente. Evitate di applicare il segno sulle facce espositive e su superfici porose o solubili. Non incidete mai il numero sul minerale e non affidatevi esclusivamente a un’etichetta adesiva.
Quali informazioni deve riportare ciascuna etichetta?
Annoti il nome del minerale, la località più specifica di cui dispone (miniera, livello, giacimento, città, provincia, paese), le dimensioni, la data di acquisto, la provenienza, il prezzo, il Suo numero di catalogo ed eventuali note relative a trattamenti o riparazioni. È utile anche una foto. I dati mancanti sono solitamente impossibili da recuperare in un secondo momento, pertanto li registri al momento dell’acquisto.
Devo conservare le vecchie etichette fornite insieme al campione?
Sì — le etichette dei precedenti proprietari documentano la provenienza e spesso aggiungono un valore reale; pertanto, conservatele insieme all’esemplare e ne registrate il contenuto nel vostro catalogo. Fotografate l’esemplare insieme alle relative etichette, in modo che il collegamento rimanga anche qualora la carta dovesse andare perduta in seguito. Eliminare le vecchie etichette significa cancellare una storia che non potrete ricreare.
Qual è il miglior software per catalogare una collezione di minerali?
Un semplice foglio di calcolo con una colonna per ogni campo obbligatorio è affidabile, a prova di futuro e consente l’esportazione in qualsiasi formato, il che è sufficiente per la maggior parte dei collezionisti. Le app dedicate alla gestione delle collezioni offrono, se lo desiderate, funzioni aggiuntive quali la stampa di etichette, l’inserimento di foto e la ricerca. Qualunque sia la vostra scelta, assicuratevi di eseguire il backup in almeno due posizioni, compreso un servizio cloud esterno.