CARE
Etikettering en catalogisering
Hoe u een mineralenverzameling kunt etiketteren en catalogiseren: het catalogusnummersysteem, welke gegevens u voor elk exemplaar moet vastleggen, en digitale registraties die de herkomst waarborgen.
Het catalogusnummer
Elk exemplaar krijgt een nummer. Dit nummer is op drie plaatsen terug te vinden: als een klein inktstipje op een niet-zichtbaar oppervlak van het exemplaar zelf, op een gedrukt papieren etiket in de bewaardoos en in de hoofdcatalogus (een spreadsheet, een FileMaker-database of speciale verzamelsoftware). Het nummer vormt de koppeling — zonder dit nummer raken specimens en etiketten na verloop van tijd van elkaar los en gaat informatie voorgoed verloren.
Verplichte velden per exemplaar
Naam van het mineraal (bij voorkeur door de IMA goedgekeurd). Vindplaats met de hoogst mogelijke specificiteit — naam van de mijn, niveau, eventueel de vindplaats (indien bekend), vervolgens de plaats, provincie/staat, land. Afmetingen in mm. Datum van aankoop. Bron (naam en plaats van de handelaar). Aankoopprijs. Catalogusnummer. Opmerkingen: eventuele behandelingen, reparaties, eerdere verzamelgeschiedenis. Indien mogelijk een foto. De minimale gegevens passen op een kaartje van 3×5; ontbrekende gegevens kunnen later niet meer worden aangevuld.
U overleven
Er wordt een back-up van de digitale catalogus gemaakt op ten minste twee locaties, waaronder een externe cloud. De hoofdlijst wordt jaarlijks afgedrukt en apart van de collectie bewaard. Opmerkingen over het collectiebeleid in geval van onverwachte afwezigheid: welk museum is bereid deze collectie in ontvangst te nemen? Welke handelaar is betrouwbaar? Welk familielid weet wat ‘kabinetsexemplaren’ betekenen? Exemplaren zonder instructies worden weggegooid door mensen die niet weten waar ze naar kijken.
Hoe brengt u een nummer aan zonder het exemplaar te beschadigen?
Het doel is een nummer dat permanent aan het exemplaar is bevestigd, maar voor het oog onzichtbaar is. De standaardmethode in musea bestaat erin een klein stukje witte correctievloeistof of acrylverf op een onopvallend deel van de achterzijde aan te brengen, dit te laten drogen, het nummer erop te schrijven met archiefink of een fijne permanente stift, en het vervolgens te verzegelen met een beetje blanke lak. Zorg ervoor dat de markering niet op de tentoonstellingszijden terechtkomt en vermijd poreuze of oplosbare oppervlakken waar deze vlekken zou kunnen veroorzaken. Voor zeer kleine of kwetsbare exemplaren die geen markering kunnen verdragen, nummert u de doos en vertrouwt u in plaats daarvan op een zorgvuldig bewaard etiket. Kras nooit een nummer rechtstreeks in het mineraal en gebruik nooit een zelfklevend etiket als enige registratie, aangezien lijm na verloop van tijd loslaat en afvalt.
Schrijf leesbaar en consistent — een nummer dat u over twintig jaar niet meer kunt lezen, is hetzelfde als helemaal geen nummer.
Het kiezen van een nummeringssysteem en software
Kies in een vroeg stadium één nummeringssysteem en hergebruik nooit een nummer, zelfs niet nadat een exemplaar uit de collectie is verwijderd. Een eenvoudige doorlopende reeks (1, 2, 3 …) is het meest betrouwbaar; op datum gebaseerde of op categorie gebaseerde systemen zien er overzichtelijk uit, maar werken niet meer wanneer een exemplaar opnieuw wordt ingedeeld. Voor de hoofdcatalogus volstaat voor de meeste verzamelaars een eenvoudige spreadsheet (met kolommen die overeenkomen met de vereiste velden); deze kan bovendien probleemloos worden geëxporteerd naar elke toekomstige tool, terwijl speciale apps voor collectiebeheer fotogalerijen, het afdrukken van etiketten en zoekfuncties bieden. Wat u ook kiest, sla de vindplaats op als gestructureerde velden — mijn, stad, provincie, land — zodat u later kunt sorteren en filteren. Het beste systeem is het systeem dat u na elke aankoop daadwerkelijk bijhoudt.
Voor een verzameling van Chinees materiaal maakt het vastleggen van de vindplaats in zowel het Engels als het Chinees (bijvoorbeeld Yaogangxian / 瑶岗仙) toekomstige verificatie en doorverkoop aanzienlijk eenvoudiger.
Het bewaren van oude etiketten en het vaststellen van de herkomst
Wanneer een exemplaar wordt aangeleverd met een etiket van de vorige eigenaar, maakt dat etiket deel uit van de geschiedenis van het stuk en draagt het vaak bij aan de waarde ervan — bewaar het bij het exemplaar in plaats van het weg te gooien. Bewaar kwetsbare of historische etiketten in een klein archiefhoesje in de doos en noteer de inhoud ervan in uw catalogus voor het geval het papier ooit verloren gaat. Telkens wanneer een stuk van eigenaar verandert, documenteert de reeks etiketten waar het is geweest, wat zowel de authenticiteit als de doorverkoop ondersteunt. Maak een foto van het exemplaar samen met de bijbehorende etiketten, zodat de samenhang vastgelegd blijft, zelfs als ze later van elkaar gescheiden raken. Een goed gedocumenteerde herkomstgeschiedenis is een van de weinige factoren die de waarde van een exemplaar in de loop van de tijd op betrouwbare wijze verhoogt, en het kost niets anders dan discipline om deze bij te houden.
Veelgestelde vragen
Hoe moet ik een catalogusnummer op een specimen vermelden?
Breng een klein beetje acrylverf of correctievloeistof aan op een onopvallend deel van de achterzijde, schrijf het nummer erop met archiefinkt en verzegel het met blanke lak. Zorg ervoor dat de stip niet op de zichtbare zijden of op poreuze of oplosbare oppervlakken terechtkomt. Kras het nummer nooit in het mineraal en vertrouw niet uitsluitend op een zelfklevend etiket.
Welke informatie moet op elk etiket worden vermeld?
Noteer de naam van het mineraal, de meest specifieke vindplaats die u kent (mijn, niveau, vindplaats, plaats, provincie, land), de afmetingen, de aankoopdatum, de herkomst, de prijs, uw catalogusnummer en eventuele opmerkingen over behandelingen of reparaties. Een foto is ook nuttig. Ontbrekende gegevens kunnen later meestal niet meer worden achterhaald, dus leg deze bij aankoop vast.
Moet ik de oude etiketten die bij een exemplaar zijn geleverd, bewaren?
Ja — etiketten van vorige eigenaren geven de herkomst weer en voegen vaak echte waarde toe; bewaar ze daarom bij het exemplaar en noteer de inhoud ervan in uw catalogus. Maak een foto van het stuk samen met de etiketten, zodat het verband behouden blijft, zelfs als het papier later verloren gaat. Door oude etiketten weg te gooien, verwijdert u geschiedenis die u niet meer kunt reconstrueren.
Wat is de beste software voor het catalogiseren van een mineralenverzameling?
Een eenvoudige spreadsheet met één kolom per verplicht veld is robuust, toekomstbestendig en kan overal naartoe worden geëxporteerd, wat voor de meeste verzamelaars voldoende is. Speciale apps voor collectiebeheer bieden bovendien de mogelijkheid om etiketten af te drukken, foto’s toe te voegen en te zoeken, mocht u dat willen. Wat u ook kiest, zorg ervoor dat u een back-up maakt op ten minste twee locaties, waaronder een externe cloud.