CARE
Etiquetado y catalogación
Cómo etiquetar y catalogar una colección de minerales: el sistema de números de catálogo, qué datos hay que registrar para cada espécimen mineral y los registros digitales que protegen la procedencia.
El número de catálogo
A cada espécimen se le asigna un número. Dicho número figura en tres lugares: un pequeño punto marcado con tinta en una superficie no visible del propio espécimen, una etiqueta de papel impresa en el interior de la caja de almacenamiento y el catálogo maestro (una hoja de cálculo, una base de datos de FileMaker o un software específico para coleccionistas). El número es el nexo de unión: sin él, los especímenes y las etiquetas se separan con el paso del tiempo y la información se pierde de forma definitiva.
Campos obligatorios por muestra
Nombre del mineral (preferiblemente aprobado por la IMA). Localidad con la mayor especificidad posible: nombre de la mina, nivel, yacimiento (si se conoce), y a continuación localidad, provincia/estado y país. Dimensiones en mm. Fecha de adquisición. Fuente (nombre del distribuidor y ciudad). Precio de adquisición. Número de catálogo. Notas: cualquier tratamiento, reparación o historial de colecciones anteriores. Fotografía, si es posible. Los datos mínimos caben en una ficha de 3×5; los datos que falten no podrán recuperarse posteriormente.
Sobrevivirle a usted
El catálogo digital debe tener copias de seguridad en al menos dos ubicaciones, incluida una nube externa. La lista maestra se imprimirá anualmente y se almacenará separadamente de la colección. Notas sobre el plan de la colección en caso de ausencia imprevista: ¿qué museo estaría dispuesto a aceptar esta colección? ¿Qué comerciante es de confianza? ¿Qué miembro de la familia sabe lo que significa «especímenes de gabinete»? Los especímenes que no vayan acompañados de instrucciones son desechados por personas que desconocen de qué se trata.
Cómo aplicar un número sin dañar la muestra
El objetivo es que el número sea permanente para el ejemplar, pero reversible a simple vista. El método estándar utilizado en los museos consiste en aplicar una pequeña capa de líquido corrector blanco o acrílico en una superficie discreta de la parte posterior, dejar que se seque, escribir el número con tinta de archivo o un rotulador permanente de punta fina y, a continuación, sellarlo con una gota de laca transparente. Evite colocar el número en las caras expuestas al público y en superficies porosas o solubles donde pueda manchar. En el caso de especímenes diminutos o frágiles que no puedan llevar un número, numere la caja y utilice en su lugar una etiqueta bien fijada. Nunca grabe un número directamente sobre el mineral, y nunca utilice una etiqueta adhesiva como único registro, ya que los adhesivos se deterioran y se desprenden con el paso de los años.
Escriba de forma legible y coherente: un número que no pueda leer dentro de veinte años equivale a no tener ningún número.
Elección de un sistema de numeración y de un programa informático
Elija un sistema de numeración desde el principio y no reutilice nunca un número, ni siquiera después de que un ejemplar haya salido de la colección. Una secuencia simple y continua (1, 2, 3…) es la más fiable; los sistemas basados en la fecha o codificados por categorías parecen ordenados, pero fallan cuando se reclasifica un ejemplar. Para el catálogo principal, una sencilla hoja de cálculo (con columnas que se correspondan con los campos obligatorios) es suficiente para la mayoría de los coleccionistas y permite exportar los datos de forma clara a cualquier herramienta futura, mientras que las aplicaciones específicas para la gestión de colecciones añaden galerías de fotos, impresión de etiquetas y funciones de búsqueda. Sea cual sea su elección, almacene la localidad en campos estructurados —mina, localidad, provincia, país— para poder ordenar y filtrar los datos posteriormente. El mejor sistema es aquel que realmente mantenga actualizado tras cada adquisición.
En el caso de una colección de material chino, registrar la localidad tanto en inglés como en chino (por ejemplo, Yaogangxian / 瑶岗仙) facilita enormemente la verificación y la reventa futuras.
Conservación de etiquetas antiguas y establecimiento de la procedencia
Cuando un ejemplar llega con la etiqueta de un propietario anterior, esa tarjeta forma parte de la historia de la pieza y, a menudo, de su valor; consérvela junto con el ejemplar en lugar de desecharla. Guarde las etiquetas frágiles o históricas en una pequeña funda de archivo dentro de la caja y anote su contenido en su catálogo por si acaso se perdiera el papel. Cada vez que una pieza cambia de manos, la cadena de etiquetas documenta por dónde ha pasado, lo que avala tanto su autenticidad como su reventa. Fotografíe el espécimen junto con sus etiquetas para que quede registrada la asociación entre ambos, incluso si más adelante se separan. Una procedencia bien documentada es uno de los pocos factores que aumenta de forma fiable el valor de un espécimen con el paso del tiempo, y mantenerla no cuesta nada más que disciplina.
Preguntas frecuentes
¿Cómo debo escribir el número de catálogo en una muestra?
Aplique una pequeña gota de pintura acrílica o líquido corrector en una superficie discreta de la parte posterior, escriba el número con tinta de archivo y sélelo con barniz transparente. Evite colocar el punto en las caras visibles ni en superficies porosas o solubles. Nunca grabe el número en el mineral ni confíe únicamente en una etiqueta adhesiva.
¿Qué datos debe incluir cada etiqueta?
Anote el nombre del mineral, la localidad más específica de la que disponga (mina, nivel, yacimiento, localidad, provincia, país), las dimensiones, la fecha de adquisición, la procedencia, el precio, su número de catálogo y cualquier nota sobre tratamientos o reparaciones. También resulta útil incluir una fotografía. Por lo general, los datos que faltan son imposibles de recuperar posteriormente, por lo que es recomendable registrarlos en el momento de la compra.
¿Debo conservar las etiquetas antiguas que vienen con una muestra?
Sí: las etiquetas de los propietarios anteriores documentan la procedencia y, a menudo, aportan un valor real, por lo que debe guardarlas junto con el ejemplar y anotar su contenido en su catálogo. Fotografíe la pieza junto con sus etiquetas para que el vínculo se conserve aunque el papel se pierda más adelante. Desechar las etiquetas antiguas supone eliminar una historia que no podrá recrear.
¿Cuál es el mejor programa para catalogar una colección de minerales?
Una sencilla hoja de cálculo con una columna por cada campo obligatorio es fiable, está preparada para el futuro y permite exportar los datos a cualquier formato, lo cual es suficiente para la mayoría de los coleccionistas. Las aplicaciones específicas para la gestión de colecciones ofrecen funciones adicionales, como la impresión de etiquetas, la incorporación de fotografías y la búsqueda, si así lo desea. Sea cual sea su elección, realice una copia de seguridad en al menos dos ubicaciones, incluida una nube externa.