CARE
Étiquetage et catalogage
Comment étiqueter et répertorier une collection de minéraux : le système de numéros de catalogue, les informations à consigner pour chaque spécimen minéral et les fiches numériques qui garantissent la traçabilité.
La référence
Chaque spécimen se voit attribuer un numéro. Ce numéro figure à trois endroits : un petit point à l'encre sur une surface non visible du spécimen lui-même, une étiquette en papier imprimée à l'intérieur de la boîte de conservation, et le catalogue principal (un tableur, une base de données FileMaker ou un logiciel dédié aux collectionneurs). Ce numéro constitue le lien : sans lui, les spécimens et les étiquettes finissent par se séparer au fil du temps et les informations sont perdues définitivement.
Champs obligatoires pour chaque échantillon
Nom du minéral (de préférence approuvé par l’IMA). Localité avec le plus haut degré de précision possible — nom de la mine, niveau, gisement si connu, puis ville, province/État, pays. Dimensions en mm. Date d’acquisition. Source (nom du revendeur et ville). Prix d’acquisition. Numéro de catalogue. Remarques : traitements éventuels, réparations, historique de la collection. Photo si possible. Les données minimales tiennent sur une fiche de 3 × 5 ; les données manquantes ne pourront plus être complétées ultérieurement.
Vous survivre
Le catalogue numérique doit être sauvegardé sur au moins deux sites, dont un cloud hors site. La liste principale doit être imprimée chaque année et conservée séparément de la collection. Remarques concernant le plan de conservation de la collection en cas d’absence imprévue : quel musée est disposé à accueillir cette collection ? Quel négociant est honnête ? Quel membre de la famille sait ce que signifie « spécimens de cabinet » ? Les spécimens dépourvus d’instructions sont jetés par des personnes qui ne savent pas ce qu’elles ont sous les yeux.
Comment apposer un numéro sans endommager l'échantillon
L’objectif est d’apposer un numéro qui soit permanent sur le spécimen, mais invisible à l’œil nu. La méthode standard utilisée dans les musées consiste à appliquer une petite touche de liquide correcteur blanc ou de peinture acrylique sur une surface discrète au dos du spécimen, à laisser sécher, à y inscrire le numéro à l’encre d’archivage ou au stylo permanent à pointe fine, puis à le sceller avec une petite touche de vernis transparent. Veillez à ce que le numéro ne figure pas sur les faces exposées ni sur des surfaces poreuses ou solubles où il pourrait tacher. Pour les spécimens minuscules ou fragiles ne pouvant pas accueillir de numéro, numérotez la boîte et utilisez plutôt une étiquette soigneusement conservée. Ne gravez jamais un numéro directement dans le minéral et n’utilisez jamais d’étiquette autocollante comme seul moyen d’identification, car les adhésifs s’altèrent et se décollent au fil des années.
Écrivez de manière lisible et cohérente : un numéro que vous ne pourrez plus lire dans vingt ans équivaut à l’absence totale de numéro.
Choix d'un système de numérotation et d'un logiciel
Choisissez dès le départ un système de numérotation et ne réutilisez jamais un numéro, même après le retrait d’un spécimen de la collection. Une simple numérotation séquentielle (1, 2, 3…) est la plus fiable ; les systèmes basés sur la date ou classés par catégorie semblent ordonnés, mais ne fonctionnent plus lorsqu’un spécimen est reclassé. Pour le catalogue principal, un simple tableur (dont les colonnes correspondent aux champs requis) suffit à la plupart des collectionneurs et s’exporte facilement vers n’importe quel outil futur, tandis que les applications dédiées à la gestion de collections offrent des galeries de photos, l’impression d’étiquettes et des fonctions de recherche. Quel que soit votre choix, enregistrez la localité sous forme de champs structurés — mine, ville, province, pays — afin de pouvoir trier et filtrer vos données ultérieurement. Le meilleur système est celui que vous tiendrez réellement à jour après chaque acquisition.
Pour une collection d’objets chinois, noter la localité à la fois en anglais et en chinois (par exemple Yaogangxian / 瑶岗仙) facilite considérablement la vérification et la revente ultérieures.
Conserver les anciennes étiquettes et établir la traçabilité
Lorsqu’un spécimen vous parvient avec l’étiquette de son ancien propriétaire, cette étiquette fait partie de l’histoire de la pièce et contribue souvent à sa valeur — conservez-la avec le spécimen plutôt que de la jeter. Conservez les étiquettes fragiles ou historiques dans une petite pochette d’archivage à l’intérieur de la boîte, et notez leur contenu dans votre catalogue au cas où le papier viendrait à se perdre. À chaque fois qu’une pièce change de mains, la chaîne des étiquettes retrace son parcours, ce qui atteste à la fois de son authenticité et facilite sa revente. Photographiez le spécimen avec ses étiquettes afin que ce lien soit consigné, même si celles-ci venaient à être séparées par la suite. Une provenance bien documentée est l’un des rares éléments qui augmentent de manière fiable la valeur d’un spécimen au fil du temps, et son entretien ne demande rien d’autre qu’un peu de rigueur.
Questions fréquentes
Comment dois-je inscrire le numéro de catalogue sur un spécimen ?
Appliquez une petite quantité de peinture acrylique ou de liquide correcteur sur une surface discrète au dos de l'objet, inscrivez-y le numéro à l'encre d'archivage, puis fixez-le avec de la laque transparente. Veillez à ce que ce point ne figure pas sur les faces visibles ni sur des surfaces poreuses ou solubles. Ne gravez jamais le numéro dans le minéral et ne vous fiez pas uniquement à une étiquette autocollante.
Quelles informations chaque étiquette doit-elle comporter ?
Notez le nom du minéral, la localité la plus précise dont vous disposez (mine, niveau, gisement, ville, province, pays), ses dimensions, la date d'acquisition, la provenance, le prix, votre numéro de catalogue, ainsi que toute remarque concernant un traitement ou une réparation. Une photo est également utile. Les données manquantes sont généralement impossibles à récupérer par la suite ; veillez donc à les consigner dès l'achat.
Dois-je conserver les anciennes étiquettes fournies avec un échantillon ?
Oui — les étiquettes des anciens propriétaires attestent de la provenance de l'objet et lui confèrent souvent une réelle valeur ; veillez donc à les conserver avec le spécimen et à en noter le contenu dans votre catalogue. Photographiez l'objet avec ses étiquettes afin que ce lien soit préservé même si le papier venait à être perdu par la suite. Jeter les anciennes étiquettes revient à effacer une partie de l'histoire que vous ne pourrez pas reconstituer.
Quel est le meilleur logiciel pour répertorier une collection de minéraux ?
Un simple tableur comportant une colonne par champ obligatoire est fiable, évolutif et peut être exporté vers n'importe quel support, ce qui suffit à la plupart des collectionneurs. Les applications dédiées à la gestion de collections offrent en outre des fonctionnalités d'impression d'étiquettes, de photos et de recherche, si vous le souhaitez. Quel que soit votre choix, veillez à sauvegarder vos données sur au moins deux emplacements, dont un espace de stockage cloud hors site.